چگونه شرح شغلی بنویسیم ؟

همه مدیران سازمان ها همیشه برای نوشتن شرح شغلی با چالش های زیادی رو به رو شده اند.به همین خاطر اکثر مدیران تا زمانی که مجبور به انجام این کار نشوند به سراغ نوشتن آن نمی روند. در این مقاله به زبان ساده نحوه نوشتن اصولی شرح شغلی را بررسی می کنیم. به خاطر اینکه نوشتن آن کمک شایانی به بهبود عملکرد هر سازمانی دارد.

شرح شغلی چیست؟

شرح شغلی در اصل یکی از اصلی ترین وظایف مدیران است که با تجزیه و تحلیل شغل به دست می آید و شامل موارد زیر می شود:

• نوع کار
• محل کار
• مقدار حقوق
• شرح وظایف
• مسئولیت ها
• سایر اطلاعات مرتبط با شغل

به شرح شغلی می توان به چشم یک ابزار نگاه کرد که با استفاده از مشخص کردن عوامل مختلف مانند : ماهیت اصلی شغل ، وظیفه ها و مسئولیت ها و موقعیت شخصی مشخص می کند که چه کسی ، چه کاری را ، به چه شکلی انجام بدهد؟

به وسیله این ابزار چشم انداز سازمان مشخص شده و راه رسیدن به آن چشم انداز را روشن تر خواهد کرد.

شرکت بهینتا به عنوان مرکز مشاوره کسب و کار اینترنتی در اصفهان آماده ارائه بهترین خدمات به شما دوستان و صاحبان کسب و کارها می باشد.

شرح شغلی چه اهمیت و کاربردهایی دارد؟

یک شرح شغلی استاندارد باید شامل تمام موارد زیر باشد:

• تعیین سطح حقوق کارمندان
• تعیین رتبه های شغلی
• معیارهای مدیریت عملکرد
• سازمان دادن عنوان ها
• سازمان دادن مشاغل مربوط به سازمان
• ارزیابی عملکرد کارمندان بر اساس شرح وظایف به منظور نوشتن
• انتخاب متقاضیان کار با توجه به شرایط احراز
• اهداف شفاف و جزئیات شغل برای پرسنل برای شرح شغلی
• مشخص شدن ارتباطات درون سازمانی
• مشخص شدن ارتباطات مدیران عالی مقام سازمان

موارد نام برده در بالا قسمتی از کاربردهای شرح شغلی است. نکته ای که در زمان نوشتن این طرح باید مد نظر گرفته شود، رعایت تعادل در مشخص کردن جزئیات است. این جزئیات نباید خیلی طولانی باشد. همچنین برای خواننده باید قابل فهم باشد.

امروزه با یک سرچ کردن ساده در اینترنت به نمونه ها و قالب های زیادی برای نوشتن شرح شغلی دسترسی خواهیم داشت. اما نکته قابل توجه در این موضوع است که شرح شغلی باید به صورت خصوصی برای هر شغلی به صورت جداگانه طراحی بشود.این کار باعث میشود این طرح برای سازمان کاربردی تر و واقعی تر باشد. همچنین می توانیم از ان به عنوان مزیت رقابتی برای استخدام افراد متخصص در شرکت یا سازمان استفاده کنیم.

مراحل نوشتن شرح شغلی برای هر نوع شغل:

قدم اول : اجرا کردن و تجزیه و تحلیل شغل

قدم دوم : مشخص کردن فعالیت های اصلی هر شغل

قدم سوم : تنظیم کردن اطلاعات به دست آمده به صورت مختصر و منظم

قدم چهارم : در نظر گرفتن یک بند برای رفع هرگونه ادعا و مسئولیت

فدم پنجم : قرار دادن یک بخش برای امضا

قدم ششم : نهایی کردن شرح شغلی

برای جا افتادن هر چه بیشتر در مورد چگونگی نوشتن شرح شغلی در ادامه همه موارد نام برده در بالا را توضیح خواهیم داد :

• اجرا کردن و تجزیه و تحلیل شغل :

برای نوشتن شرح شغلی در فرایند اجرا کردن و تجزیه و تحلیل شغل ، بررسی و تفسیر هایی که موجب جمع آوری داده می شوند در مورد وظایف شغلی است. در این فرآیند در مورد هر شغل اطلاعات دقیقی به ما می دهد تا به عملکرد درست سازمان کمک کند. تجزیه و تحلیل با طی کردن مراحل زیر به دست می آید:

• مصاحبه کردن با تمام کارمندان شرکت به منظور فهمیدن دقیق اینکه هر کارمند چه کارهایی انجام می دهد.
• نظارت بر نحوه انجام دادن هر وظیفه توسط کارمندان
• استفاده از فرم های پرسش نامه در مورد همه جوانب شغل و استفاده از کاربرگ ها به منظور نوشتن شرح شغلی
• جمع آوری هر چه بیشتر اطلاعات در مورد همه جوانب شغل از منابع متفاوت از جمله کتابچه راهنمای شغل

نتایجی که طی فرآیند بالا به دست می آید بعد از تبدیل شدن به مستند باید به وسیله افراد شاغل در همان شغل  و سرپرستانشان بازبینی شود ، تا اگر نیاز به تغییراتی بود ، آن تغییرات اعمال شود. تغییراتی در هر کدام از موارد زیر :

• دانش
• مهارت ها
• توانایی ها
• خصوصیت های جسمانی
• فاکتورهای محیطی
• میزان تجربه

اهمیت دانش در نوشتن شرح شغلی:

درک کردن عمیق همه اطلاعاتی که از طریق تجربه یا مطالعه به دست آمده است یکی از موارد اصلی در شرح شغلی است.

مهارت:

مهارت هایی که در واقع شایستگی هایی که به خاطر انجام یک فعالیت قابل مشاهده هستند. جزء مهمترین قسمت های شرح شغلی محسوب می شوند.

توانایی:

شایستگی برای انجام یک رفتار یا یک عمل که به تولید یک محصول ختم می شود و قابل مشاهده است.

خصوصیت های جسمانی :

ویژگی هایی که هر فرد برای انجام شغل مورد نظر باید داشته باشد.

عوامل محیطی :

شرایط کاری چه در داخل سازمان ، چه در خارج آن در شرح شغلی باید مشخص شود.

اهمیت مدارک تحصیلی یا میزان تجربه در شرح شغلی:

حداقل تحصیلات ، تجربه ها و گواهینامه هایی که هر فرد باید برای جایگاه شغلی مد نظرش داشته باشد.

• مشخص کردن فعالیت های اصلی هر شغل  :

بعد از مشخص شدن استاندارد های عملکرد بیک کار به وسیله تجزیه و تحلیل مرحله قبل ، در قدم بعدی نوبت مشخص کردن کارکردهای اساسی هر موقعیت شغلی است.

برای مشخص کردن کارکرد های اصلی باید  مراحل زیر را طی کنید:

• مطمئن شدن از این موضوع که وظیفه ها و فعالیت ها یک کار لازم برای انجام کار هستند. همچنین به عنوان بخش ضروری از عملکرد شغل محسوب بشود.
• مشخص کردن تعداد دفعاتی هر وظیفه باید تکرار شود. همچنین زمانی که باید هر وظیفه انجام شود.
• مشخص کنید که انجام ندادن هر وظیفه ای که مشخص شده ته عواقبی دارد. آیا عواقب انجام ندادن آن کار لطمه ای به عملکرد سازمان خواهد زد؟ یا اثری ندارد؟
• مشخص کنید که آیا امکان طراحی دوباره وظایف است ؟ یا آیا وظایف می توانند به روش دیگری انجام داده بشوند یا خیر؟
• مشخص کنید که آیا امکان انجام وظایف توسط کارمندان دیگر وجود دارد یا خیر؟

بعد از مشخص کردن تمام موارد بالا زمان آن است که کارفرما تعیین کند که کدام یک از وظایف ضروری و کدام یک حاشیه ای هستند.

• تنظیم کردن اطلاعات به دست آمده به صورت مختصر و منظم :

در بالا اشاره کردیم که شرح شغلی هر شغل با دیگری متفاوت است. اما همه شرح شغل هایی که در سازمان ها نوشته می شوند برای داشتن ظاهر مشابه به یک صورت یکپارچه سازی می شوند. عنواینی که برای استاندارد سازی در شرح شغلی خود استفاده می کنند عبارت اند از:

• مشخص کردن عنوان شغلی.
• طبقه بندی سطح شغل.
• مشخص کردن میزان دستمزد ريال گروه شغلی و سطح جبران خدمت.
• مشخص کردن سرپرست یا مدیر عالی مقام.
• تاریخی که در آن شرح شغلی نوشته شده است.
• خلاصه شغل یا هدف از شغل.
• شرح وظایف هر نفر در سازمان و کارکردهای ضروری آن ها.
• شایستگی بر طبق دانش ، مهارت و توانایی ها
• مشخص کردن مسئولیت های نظارتی
• مشخص کردن محیط کار و ویژگی های آن
• توانمندی های فیزیکی و جسمی
• مشخص کردن سفرهای کاری
• تحصیلات و تجربه مورد نیاز برای انجام کار
• گواهی نامه ها و تجربه های خاص و مرتبط

• در نظر گرفتن یک بند برای رفع هرگونه ادعا و مسئولیت در شرح شغلی :

از آن جایی که وظایف ، مسئولیت ها و فعالیت ها امکان دارد که در طول زمان تغییر کند. بهتر است این موضوع به صورت کتبی در شرح شغلی نوشته بشود. تا کارمند در حین بستن قرارداد به آن آگاه باشد.

• قرار دادن یک بخش برای امضا :

وجود امضا در پایین قرارداد نشان دهنده این موضوع است که هم کارمند و هم مدیرعامل این قرار داد را تایید کرده اند. این کار باعث اعتبار بخشی به قرار داد می شود.

• نهایی کردن

پیش نویس به ما این امکان را می دهد که قبل از تصویب نهایی تمام موارد یک بار دیگر به صورت جزئی بررسی بشود. این شرح شغلی بعد از تصویب در یک جای امن قرار می گیرد و برای امور داخلی سازمان از نسخه های گپی شده استفاده می شود.

شما به کمک طراحی سایت در اصفهان می توانید کسب و کار اینترنتی خود را به بهترین شکل ممکنه توسط شرکت بهینتا شروع کنید.